Call-Center (In-/Outbound)

Webinare haben das Ziel, dass am Ende eine Handlung (CTA – Call to action) durch den Teilnehmer ausgeführt werden soll. Die einfachste Aktion ist der Direktkauf – Der Teilnehmer klickt auf den vorher eingerichtet Kaufbutton.
Es kann aber auch der nächste Schritt in einem stufenweise aufgebauten Verkaufsprozess sein.
Ein CTA kann aber auch sein, dass der Teilnehmer seine Rückrufnummer in einem Online-Formular einträgt, unter der sich ein (Verkaufs-)Experte meldet (Outbound). Dieser Experte kann in einem Call-Center arbeiten und sollte Kenntnis von dem Webinar und seine speziellen Aufgaben haben. Hier ist das Briefing sehr hilfreich.
Sollte ein externes Call-Center involviert werden müssen, empfehle ich, dass der Teilnehmer unmittelbar nach dem Webinar angerufen wird und es sollte nicht länger als 24h vergehen.
Dafür sollten in dem Online-Formular nur Rückrufnummer und Name abgefragt werden. Optional kann noch ein Freitextfeld angelegt werden, in dem der Anzurufenden wichtige Informationen (z. B. kein Anruf nach 20 Uhr und nicht vor 7 Uhr) eintragen kann. Weitere Angaben kann der Experte in weiteren Schritten in Erfahrung bringen.

Ich kann die Option – der Teilnehmer soll nach dem Webinar eine bestimmte Nummer anrufen – nicht empfehlen. Diese Option sollte nur in Ausnahmefällen angeboten werden.

Es kann immer wieder passieren, dass durch eine große Anzahl von Anrufern diese in eine Warteschlange kommen, oder permanentes Besetztzeichen erhalten. Beides ist nicht zielführend und verärgert meist den stark Interessierten!

Eines bessere Option ist die Nutzung eines Online-Termin-Kalender wie eTermin oder Calendly.

Content-Manager

Jede Kommunikation durch Text, Grafik, Bild und Bewegtbild sollte zentral koordiniert werden.
Texte und weiterführende Medien sollten inhaltlich und grafisch aufeinander abgestimmt sein. Daher empfehle ich die Etablierung eines Content-Managers, der diese Aufgaben koordinierend übernimmt. Dieser kann ebenfalls die Produktion bzw. den Einsatz der geforderten Medien koordinieren. So können auch Designrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden. Ggf. müssen externe Agenturen bzw. interne Organisationseinheiten für Produktion beauftragt werden.  Hierfür kann der Content-Manager ideal eingesetzt werden.

Conversionrate

Wird auch Konvertierungsrate genannt. Dabei geht es um das Verhältnis zwischen zwei Messgrößen. Diese Konvertierungsrate kann auf verschiedene Ebenen gemessen werden.
Beispiele:

      • Anzahl Aussendung per Email zu Anzahl Emailöffnungen.
      • Angemeldete Teilnehmer zu tatsächlich teilgenommen.
      • Teilgenommen und bis zum Schluss teilgenommen.

Das Ziel sollte immer die 100% sein – ist aber nicht realisierbar.  Um Ihre Webinare noch erfolgreicher zu machen, sollten Sie immer ein Auge auf die Verbesserung der Konvertierungsrate legen.

Countdown

Teilnehmer sollten einen personalisierten Link zum Webinar mit Datum und Uhrzeit erhalten. Manche Teilnehmer kommen aber vor der eigentlichen Startzeit zum Webinar. Um die Absprungrate so gering wie möglich zu halten, ist es sinnvoll einen Countdowntimer einzurichten, um zu zeigen, dass die Technik auf der Teilnehmerseite funktioniert und das in Kürze das Webinar beginnt. Ein solcher Countdowntimer wird von den meisten Webinar-Plattformen zur Verfügung gestellt.

CTA – Call-to-Action

Ein Call-to-Action ist die wichtigste Komponente beim Webinar, auf die das gesamte Webinar hin ausgerichtet ist. Der CTA ist die Aktion, die gestartet werden soll, wenn der Teilnehmer beabsichtigt den nächsten Schritt (Direktkauf, nächster Schritt im Verkaufsprozess, …) zu tätigen. Dieser CTA gilt es in den Vorüberlegungen zum Webinar genau zu spezifizieren. Wie soll  der CTA ausgestaltet sein und welche weiterführenden Prozesse sind im Vorfeld abzustimmen.
Planen Sie für die Ausgestaltung (Landingpage, Online-Terminkalender, Call-Center, etc.),  für die Testphase und die Koordination mit weiterführenden internen und externen Einheiten genügend Zeit und falls für die Umsetzung notwendig, extra Budget ein. Automatisieren Sie, sofern möglich.